L'articolo 16 del Decreto sancisce che :

le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle imprese

i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l'indirizzo PEC ai rispettivi ordini

le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese

tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC

Le caselle di posta certificata di tutti questi soggetti saranno consultabili gratuitamente da chiunque in forma telematica, presso albi e registri pubblici; in tal modo la presenza di un vero e proprio "domicilio elettronico disponibile a tutti, permetterà a professionisti, aziende e P.A. di comunicare reciprocamente in maniera veloce e sicura
La trasmissione vene considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono caselle di posta elettronica certificata. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione. Queste registrazioni vengono mantenute per 30 mesi e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati. I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ...) conterranno sempre l'ora esatta.